特別講座活動工作事項 - 空白模版
目的
- 累積知識，讓歷屆 Rails Girls 活動以及所有其他類似活動的工作人員，能無痛上手，減輕各社群舉辦活動的負擔
規格
- 活動型態以 姺語言力-程式新市場，女孩新火花 為例，文件架構承襲自 戶外活動網路及直播設置 - 空白工作模版，內容參考 我對 Ruby Conference Taiwan 2014 的開炮 、 會議不錯但是有很多部分想說 中所指出的問題，以及 Java Two 經驗 做加強
- 如果活動型態和範例差異太大，建議另開一個空白模版，方便不同性質的活動套用
授權
使用方式
- 活動剛結束，記憶猶新時，一起編空白模版
- 越完整越好，有想到都盡量寫，實際用的時候再來刪，比較不會漏掉東西
- 下次舉辦活動時，複製空白模版內容，貼到新的 hackpad 上編輯
- 如果妳不熟悉 hackpad 的操作方式，可以看詳細的使用說明 空白模版使用方式
- 跳坑認領的人在行末簽名，一人可跳多坑，自己注意不要衝堂了
- 填坑過程中在下層清單補上各階段進度、所需費用等細節
- 填坑完成後在該行補上完成時間，並在 checkbox 打勾
- 循環至步驟 1.
↑以上 meta↑
↓以下空白模版內容↓
籌備期 (活動前 8 週)
主辦人
確定活動資訊
- 講者名單：
- 講者介紹：
- 場地贊助：
- 媒體夥伴：
- 時間：
- 地點：
- 時間表：
- 語言與翻譯：
- 報名資格：
- 名額：
- 票價：
- 報名網址：
確定籌備期間任務分配
- 議程組__人，簽名：
- 場務組__人，簽名：
- 食物組__人，簽名：
- 行銷組__人，簽名：
- 媒體組__人，簽名：
確定當天現場任務分配
- 議程組
- 主持 1 人，簽名：
- 司儀__人（如果多軌議程可能需多人），簽名：
- 口譯__人，簽名：
- 導播 1 人，簽名：
- 場務組
- 場控 1 人，簽名：
- 講者接待__人，簽名：
- 會眾接待__人，簽名：
- 機動__人，簽名：
- 食物組
- 行銷組
- 媒體組
- 錄影__人，簽名：
- 攝影__人，簽名：
- 文字即時轉播__人，簽名：
- 影音即時轉播__人，簽名：
- 即時報導__人，簽名：
議程組
- 軟體設施準備
- 大會簡報 / 影片
- 大會字幕畫面（休息時間投影在主螢幕上用的）
- WiFi 密碼
- 距離下一場議程時間 / 時間表
- 臨時異動公告
- 講者對談時段背景畫面
- 上半部主視覺（提供拍照錄影畫面當背景）
- 下半部黑畫面（避免投影光線直射講台上的對談人）
- 確認講者或來賓參與意願，簽名：活動主辦人 / 議程組總監
- 想好初步的活動概念
- 根據活動概念，列出適合的講者名單`
- 私下透過人脈打聽，如果想邀請某某講者出席活動，是否適合
- 知名講者常常三天兩頭就收到各種阿撒不魯的邀請，為了避免活動邀請石沈大海，或因為不瞭解對方、定位錯誤而給人白目的印象，如果有管道可以先私下瞭解對方的意願，確定可行後再正式寄出邀請信件，會比較容易成功。
- 正式邀請信獲正面回應後，將講者接洽窗口加入群組信中
- 主辦人和講者接洽窗口事前充分溝通，建立共通的行事準則。常見的準則包括：
- 講者來賓通常是主辦人非常尊敬地邀請而來，基於禮節，正式信件中盡量以「您」取代「你 / 妳」，除非對方原本就跟妳熟識，可以用朋友的頻率溝通。
- 基於同樣原因，講者的來信盡量於一到二天內回覆，不要讓對方等待。如果有懸而未決的事項而導致無法馬上回答來信中的問題，也直接在信件中說明，讓講者知道目前的狀況。
- 基於同樣原因，敲會議時間時，先把自己方便的時段列出來並排定優先順序，供講者選擇，而不是讓講者列出他/她的時間來給妳選擇。
- 基於同樣原因，務必事先做功課瞭解講者的過去經歷，如果有需要進一步瞭解的細節，在詢問之前，先說明妳已經有爬文、已知道哪些部分，讓對方感覺到妳是有備而來，而不會疑惑「既然不知道我的經歷那到底是邀我來幹嘛的」。
- 已敲定講者 1，窗口簽名：
- 取得講者聯絡方式（個資勿寫在公開 hackpad）
- 和講者敲定日期、時段：
- 開講題討論共筆（範例：程式和年輕女性的交集火花），網址：
- 提供活動資訊，包含主軸、相關議程、其他講者簡介
- 提供聽眾組成資訊，包含年齡、性別、語言、社群、職業、相關背景
- 列出聽眾可能感興趣的主題
- 邀約講題討論會議
- 時間：
- 地點：
- 參與者簽名：
- 文字紀錄 1 人，簽名：
- 調查講者的個人需求
- 葷素、不能吃的食物
- 是否攜伴（有的話需在聽眾席預留座位）
- 當日行程規劃，何時抵達、何時離開（方便當天接待人員掌握狀況）
- 電腦規格（是否需訊號轉接頭）、投影片檔案格式（需轉 pdf 或可直接放原檔）、是否需接音源
- 告知講者行前細節
- 是否有投影設備、是否需製作投影片、是否需自備電腦和簡報器
- 麥克風種類、講台布置、錄影方式（演講中是否適合走動）
- 是否需在__天前預先提供投影片檔案 / 講稿
- 是否需在__天前和口譯溝通
- 當天會面時間地點、簡報設備測試時間
- 當天接待人員聯絡方式
- 提醒講者注意斟酌內容儘量避免涉及 CoC
- 備份演講投影片
- 取得 final 投影片檔案
- 備份至 usb 隨身碟
- 備份至主辦單位的簡報備用電腦
- 協助外地講者
- 講者酬謝
- 已敲定講者 2，窗口簽名：
場務組
- 空間規劃
- 平面圖
- 路牌位置（對街道入口 / 轉角 / 電梯前… etc.）
- 海報位置（議程表、WiFi 等）
- 報到處與櫃臺（待命區）
- 洗手間
- 食物區
- 聽眾座位區
- 講者休息區
- 講台
- 投影布幕+投影機
- 導播台
- 錄影腳架
- 電源插座
- 網路孔
- 備用待命區
- 動線模擬
- 講者動線：入口與休息區通道、休息區與講台通道、休息區與洗手間通道
- 會眾動線：報到處與座位區通道、座位區與洗手間通道、座位區與食物區通道
- 接待動線：全場移動通道
- 攝影師動線：全場移動通道
- 錄影/直播動線：進出腳架區通道
- 硬體設施準備
- 講台區
- 講桌
- 高腳椅
- 投影布幕
- 投影機與相關線材
- 錄影設備與相關線材
- 攝影設備
- 腳架
- 給講者的備用筆電
- 座位區
- 講者休息區
- 導播區
- 櫃臺區
- 食物區
- 洗手間
- 備用待命區
- 抹布、打掃用具（食物打翻時…XD）
- 額外的桌椅（人數追加時）
- 額外的文具（臨時手寫名牌、出借紙筆…等）
- 瓶裝水（訂製的飲料遲到時）
- 無線網路（如果場地本身沒提供，需另外包線路組）
- 雨天備案
食物組
行銷組
- 主視覺設計，簽名：
- logo 標準字，檔案網址：
- 宣傳圖（社交網站、報名頁面用），檔案網址：
- 平面設計（輸出物已拿到手的打勾），簽名：
- 頸繩，檔案網址：
- 名牌，檔案網址：
- 海報，檔案網址：
- 貼紙，檔案網址：
- 手冊，檔案網址：
- 筆，檔案網址：
- 便箋，檔案網址：
- 筆記本，檔案網址：
- 紀念徽章，檔案網址：
- T shirt，檔案網址：
- 報到資料袋（盡量找會被重複使用的類型，研討會紙袋太多了常被直接回收），檔案網址：
- 餐卷，檔案網址：
- web / app 內容規劃
- 抵達、報到需求
- 與會期間需求
- 議程表
- 講者介紹
- 大會臨時公告 push message
- 推特牆
- 議程共筆
- 會後需求
- 網頁設計，簽名：
- wireframe / mockup，網址：
- proto，網址：
- production，網址：
- app 設計與實作，簽名：
- iOS 版 app store 網址：
- Android 版 google play 網址：
媒體組
- 網路宣傳
- facebook 網址：
- twitter 網址：
- google+網址：
- plurk 網址：
行前 (活動前 2 天)
講者提醒
- 行前通知信（負責人：各講者窗口）
- 現場接待人員稱謂__緊急聯絡方式__（現場接待人員跟講者窗口同一人為佳）
- 接待人員和講者約在當天__月__日星期__早上/下午__點__分在__地點
- 會場會準備、講者不需攜帶的東西包括__
- 講者需自己準備的東西包括__
會眾提醒
行前工作匯報
執行期 (活動當天)
場地準備 (1~2hrs)
議程組
- 導播
- 設定、連接、測試導播設備
- 設定、連接、測試給講者的備用筆電
場務組
食物組- 聯繫廠商、收件
- 食物擺盤、封保鮮膜
- 準備餐具、杯子、紙巾
行銷組
媒體組
- 錄影
- 確認腳架區位置、講者活動範圍
- 架腳架、設定設備、找人試拍
報到 (30 mins)
場務組
食物組
行銷組
媒體組
演講
中場休息
對談
收場 (30mins)
議程組
場務組
食物組
行銷組
媒體組
leve1up期 (活動後1週)
- 整理本次經驗，更新文件
- 在共筆(本文件)上補完資訊
- 改善空白模版
- 在空白模版附錄加上本次文件網址
- 直播影片上時間碼，metadata 微調，網址：
- 釋出活動側拍照片，網址：
- 釋出活動紀錄影片，網址：
附錄
- （收集歷屆活動共筆，這樣除了模版外，還有實際執行狀況可參考）